Politique de confidentialité

En bref

Matox est une application de gestion d'entreprise : planning, suivi des projets et temps de travail. Elle est utilisée par des entreprises clientes pour leurs équipes. Cette page explique quelles données sont traitées, pourquoi, qui peut les voir, combien de temps elles sont gardées et comment exercer vos droits.

• Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins publicitaires.
• Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience.
• Le pointage est déclaratif : seules les heures que vous indiquez sont enregistrées. Pas de géolocalisation, pas de suivi de l'activité de votre ordinateur.
• Chaque entreprise ne voit que ses propres données.

Qui est responsable de vos données ?

Deux situations sont à distinguer.

• Les données de l'espace d'une entreprise (planning, projets, documents, temps de travail, commentaires, comptes de ses membres) : l'entreprise qui utilise Matox, en général votre employeur, décide de leur usage. Elle est responsable du traitement. L'éditeur de Matox agit pour son compte et selon ses instructions, en tant que sous-traitant (article 28 du RGPD).
• Les données nécessaires au fonctionnement de la plateforme (compte de connexion, sécurité, journaux techniques, relation avec les entreprises clientes) : l'éditeur de Matox en est responsable.

Éditeur : À compléter, joignable à contact@matox.eu. Coordonnées complètes dans les mentions légales.

Quelles données ?

• Compte: adresse email, prénom, entreprise(s) et rôle (chef, responsable, commercial, dessinateur). Le mot de passe n'est jamais stocké en clair : seule une empreinte chiffrée irréversible est conservée, que personne ne peut relire, pas même l'éditeur.
• Invitations: adresse email de la personne invitée et rôle prévu. Le lien d'invitation n'est conservé que sous forme d'empreinte et expire au bout de 7 jours.
• Planning et projets : tâches (intitulé, dates, horaires prévus et réalisés, personne affectée, auteur), projets, documents déposés (cahiers des charges, devis, images), commentaires.
• Temps de travail: heures de début et de fin de journée, pauses, tâches réalisées, commentaire de fin de journée et éventuelles corrections faites par le chef d'entreprise.
• Notificationsinternes à l'entreprise (journée non terminée, commentaire de fin de journée…).
• Préférences d'affichage : couleurs personnalisées du planning, visibles de vous seul.
• Données techniques: adresse IP, date et heure des connexions, type de navigateur, journaux d'erreurs, gardés par nos hébergeurs pour la sécurité et le bon fonctionnement du service.

Matox ne demande aucune donnée sensible (santé, opinions, etc.) ni aucune donnée bancaire. Évitez d'en saisir dans les commentaires ou les documents.

Pourquoi ces données sont-elles utilisées ?

• Fournir le service à l'entreprise cliente (comptes, connexion, emails de réinitialisation du mot de passe, assistance) : exécution du contrat conclu avec elle.
• Organiser l'activité de l'entreprise (planning, suivi des projets, communication interne) : intérêt légitime de l'entreprise.
• Suivre le temps de travail : obligations de l'employeur en matière de décompte de la durée du travail, et intérêt légitime de l'entreprise.
• Sécuriser la plateforme (prévention des accès frauduleux, journaux techniques, déconnexion automatique) : intérêt légitime de l'éditeur.

Aucune décision automatisée ni aucun profilage n'est réalisé à partir de vos données.

Qui peut voir vos données ?

Au sein de votre entreprise, cela dépend de votre rôle :

• votre prénom est visible par tous les membres de l'entreprise ;
• le planning est visible par les membres de l'entreprise, sauf les tâches privées, que seules voient la personne concernée et celle qui les a créées ;
• vos heures de travail sont visibles par vous, par le chef d'entreprise et par les responsables ; seul le chef peut les corriger ;
• votre commentaire de fin de journée est transmis au chef et aux responsables.

Les autres entreprises clientes n'ont jamais accès à vos données : le cloisonnement est assuré par la base de données elle-même, pas seulement par l'affichage.

L'éditeur n'accède aux données qu'en cas de besoin (assistance demandée par l'entreprise, maintenance, sécurité). Il fait appel aux prestataires techniques suivants, qui traitent les données uniquement pour faire fonctionner Matox :

Les données peuvent enfin être communiquées aux autorités qui en font la demande dans un cadre légal.

Où sont stockées vos données ?

La base de données et les documents déposés sont stockés à Paris (France), et les traitements côté serveur s'y exécutent également.

Vercel et Supabase sont des sociétés établies hors de l'Union européenne (États-Unis et Singapour). Les données peuvent ponctuellement être accessibles depuis ces pays, par exemple pour l'assistance technique de ces prestataires. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, pour Vercel, par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

Combien de temps sont-elles gardées ?

• Les données d'une entreprise sont gardées tant qu'elle utilise Matox.
• Quand un membre est retiré par son entreprise, son accès est coupé immédiatement. Son historique (tâches passées, heures pointées) reste dans l'espace de l'entreprise pour sa propre gestion, jusqu'à ce que celle-ci en demande la suppression ou jusqu'à la fin de son contrat.
• À la fin du contrat, toutes les données de l'entreprise sont supprimées dans un délai de À compléter.
• Les journaux techniques sont supprimés automatiquement par nos hébergeurs après une courte durée, en général quelques jours.

Sécurité

• Toutes les connexions au site sont chiffrées (HTTPS).
• Mots de passe et liens d'invitation sont conservés sous forme d'empreinte.
• Le cloisonnement entre entreprises est vérifié par la base de données.
• Vous êtes déconnecté automatiquement après 4 heures d'inactivité.

Cookies et stockage dans le navigateur

Matox n'utilise que ce qui est indispensable à son fonctionnement :

• des cookies de session, qui vous gardent connecté d'une page à l'autre ;
• l'heure de votre dernière action(clic, frappe), notée dans votre navigateur pour la déconnexion automatique. Elle n'est jamais envoyée à nos serveurs ni à votre employeur.

Ces éléments étant strictement nécessaires au service, ils ne demandent pas votre consentement : c'est pourquoi aucun bandeau de cookies ne s'affiche. Les polices de caractères sont hébergées avec l'application : aucune requête n'est envoyée à Google ou à un autre service tiers pendant votre navigation.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, vous opposer à leur traitement ou demander leur portabilité (articles 15 à 22 du RGPD).

• Pour les données de l'espace de votre entreprise, adressez-vous d'abord à celle-ci : c'est elle qui en décide. L'éditeur l'aidera à vous répondre.
• Pour toute autre demande, ou si vous n'obtenez pas de réponse : contact@matox.eu.

Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

Modifications

Cette politique peut évoluer avec l'application. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.